ניהול תזרים מזומנים בעסק

תזרים מזומנים

ניהול תזרים מזומנים הוא הבסיס של ניהול כל עסק הן קטן והן גדול. כדי להיערך פיננסית לכל תרחיש, ההמלצה היא להכין תזרים מזומנים לפחות לשלושה חודשים קדימה ולאורך כל הזמן לעדכן את הנתונים כדי שתמיד יהיה צפי של כל הרבדים הכספיים. מדובר בנושא אקוטי לקיומו של כל עסק, כיוון שכל מכשול עלול ליצור בעייתיות בהתנהלות העסקית. במקרים חריגים ההשלכות הן משמעותיות ביותר וכדי לא להגיע לכך, מנהל העסק נמצא תמיד עם היד על הדופק.

אחד הדברים שמסייעים מאד להכנת דוח תזרים מזומנים הוא ניהול כל הנושא החשבונאי באמצעות תוכנה דיגיטלית שבאמצעותה מפיקים את כל התיעוד כמו חשבוניות מס, הכנסות שאמורות להתקבל כמו החזר מע"מ או החזר מס שבח בתאריכים הרלוונטיים, רושמים גם את כל ההוצאות הקבועות והמשתנות באופן מפורט. בדרך זו מנהל העסק מקבל תמונה כללית של היתרות שיהיו בבנק בכל תאריך בזמן הקרוב. דבר זה מאפשר לו לבצע מראש את התהליכים הנדרשים, כדי לא לחרוג ממסגרת האשראי שאושרה לו.

מעקב יום יומי אחר תזרים מזומנים

כאשר בוחנים בכל יום דוח זה רואים לדוגמה מצב שבו עלולה להיות חריגה ממסגרת האשראי עקב עומס של הוצאות בימים שבהם קיים עומס של תשלומים למס הכנסה, ביטוח לאומי ולמע"מ. או אם החברה הייתה אמורה לקבל תשלום בסכום כספי גדול מלקוח מסוים והתשלום מתעכב, נוצרת בעיה תזרימית.

הפתרון הנכון הוא לשוחח מראש עם הנציג בבנק ולבקש את הגדלת מסגרת האשראי לכמה ימים, להעביר בקשה לקבלת הלוואת גישור, או להזרים כספים מחשבון בנק אחר. הדבר החשוב הוא שמבצעים פעולות כדי לפתור את הבעיה לפני שהיא מתרחשת בפועל.

ניהול התיעוד של העסק

בעבר העסקים השונים התנהלו באמצעות תיעוד ידני. דבר זה גרם לאין ספור בעיות ותקלות כיוון שחשבוניות הלכו לאיבוד ולכן לא אחת לקוחות לא שילמו, החשבוניות הללו לא דווחו לרשויות מע"מ, סוכנים איבדו פנקסי חשבוניות כולל ההעתקים שלהם ועוד.

מרגע שעברו לתיעוד ממוחשב באינטרנט, כל התקלות הללו כבר לא קיימות. כל סוגי המסמכים מסופררים באופן אוטומטי וכך לא קיים חוסר במידע. אפשר להפיק באמצעות התוכנה חשבונית מס, חשבוניות מס קבלה, חשבונות עסקה, קבלות, זיכויים ועוד. בשלב שני כל המידע מנותב לתוך תזרים מזומנים ולכן התוצאה היא ניהול מסודר של העסק.

סיוע למחלקות השונות בחברה

במערך זה אפשר לבצע גם פעולות נוספות הקשורות לניהול העסק כמו הזמנות רכש, הזמנות של סחורה מהמחסן ועוד. בתום ההליכים התיעוד הזה הופך לחשבוניות על בסיס התיעוד הראשוני.

כך גם מכינים חשבון עסקה שזוהי דרישת תשלום ללקוח עבור סחורה שרכש או שירות שקיבל. דרישה זו מופיעה בדוח תזרים מזומנים וכאשר הלקוח מעביר תשלום בפועל באמצעות המחאה או העברה בנקאית, המערכת מפיקה חשבונית מס קבלה וכך נסגרת דרישת התשלום.